Instytut Rybactwa Śródlądowego

Informację o cenie należy złożyć w formie elektronicznej  na adres t.czerwinski@infish.com.pl lub papierowej można złożyć do dnia 27.04.2026  r. do godziny 10:00.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Tytuł zamówienia: „Kompleksowa usługa świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej wynajmu sali konferencyjnej, dostawy materiałów reklamowych (konferencyjnych) i zatrudnienia prelegentów podczas XXX Krajowej Konferencji Rybackich Użytkowników Jezior, Rzek i Zbiorników Zaporowych”

Zamówienie obejmuje koszt poniższych usług liczony dla  co najmniej 120 uczestników konferencji:

SZCZEGÓŁOWY OPIS

Termin planowanej konferencji:

od 21.10.2026 (środa, od godziny 9:00) do 23.10.2026 (piątek do godziny 12:00)

Warunki:

1. Miejsce: województwo pomorskie, w promieniu 80 km od miasta Łeba, do 1,5 km od morza.
2. Standard zakwaterowania: hotele (spełniające standard co najmniej obiektów trzygwiazdkowych według Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 roku Nr 22, poz. 169) oraz Rozporządzenie Ministra Sportu i Turystyki zmieniające rozporządzenie w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie ( U. z 2017r. poz. 2166 ), zapewniające noclegi i wyżywienie dla 120 uczestników.
3. Baza noclegowa:

dwa noclegi dla co najmniej 120 osób, w pokojach 1- lub 2-osobowych z łazienką (w tym: co najmniej 8 pokoi 1-osobowych).

4. Wyżywienie dla 120 osób, obejmujące, co najmniej:
   • 2 śniadania w dniach 22 i 23.10.2026 (czwartek i piątek) – zestaw śniadaniowy powinien zawierać co najmniej 2 dania gorące. Za zestaw śniadaniowy zamawiający rozumie podanie: pieczywa, masła, co najmniej dwóch  rodzajów wędlin, nabiału, herbaty i kawy wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz 2 dania gorące.
   • 2 obiady w formie bufetu w dniach 21 i 22.10.2026 (środa i czwartek) – każdy obiad powinien zawierać co najmniej dwa zestawy dań obiadowych do wyboru dla uczestników konferencji. Za zestaw obiadowy zamawiający rozumie zestaw dwóch wariantach zawierający: zupę, danie główne, surówkę i napój.
   • Przerwy kawowe w dniach 21 i 22.10.2026 (środa i czwartek). W trakcie planowanych przerw w sesjach plenarnych konferencji. Wymagane podanie kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków owocowych oraz ciast i ciasteczek (minimum dwóch rodzajów).
   • Uroczystą kolację wraz z oprawą muzyczną w dniu 21.10.2026 (środa) – zestaw kolacyjny zawierający przekąski zimne i ciepłe (minimum 2 różne), danie gorące (minimum 2 różne), sałatki (minimum 2 rodzaje), napoje ciepłe i zimne, deser, owoce.
   • Kolacja 22.10.2026 (czwartek). Za zestaw kolacyjny zamawiający rozumie zestaw dwóch wariantach zawierający: danie główne, surówkę i napoje.
   • Sala konferencyjna z wyposażeniem na potrzeby obrad plenarnych – dostępna w dniach od 21 i 22.10.2026 (od godziny 9:00 do 18:00) do 23.10.2026 do godziny 11:00, mieszcząca minimum 120 osób (środa, czwartek i piątek).

5. Zamawiający wymaga, by usługa hotelarska, gastronomiczna i konferencyjna świadczona była na terenie jednego obiektu konferencyjno-hotelowego, definiowanego w niniejszym postępowaniu jako odrębny budynek lub wydzielona część budynku stanowiąca funkcjonalnie całość, lub zespół budynków wraz z infrastrukturą towarzyszącą stanowiące funkcjonalnie całość.
6. Wyposażenie sali konferencyjnej: klimatyzacja, projektor multimedialny, odtwarzacz DVD, ekran, nagłośnienie sali, zaciemnienie sali, obsługa techniczna, wifi .
7. Zapewniony parking dla minimum 50 samochodów osobowych.
8. Dostawa materiałów reklamowych (konferencyjnych) – 150 kompletów. W skład jednego kompletu wchodzą: długopis z nadrukiem, biała torba bawełniana z nadrukiem, notatnik B4 z nadrukiem, pendrive 32 G z grawerem. Wzory znaków graficznych oraz treść nadruków zostanie uzgodniona z zamawiającym.
9. Zatrudnienie trzech prelegentów podczas XXX Krajowej Konferencji Rybackich Użytkowników Jezior, Rzek i Zbiorników Zaporowych wskazanych przez zamawiającego za kwotę do 2500 zł brutto dla prelegenta.